Hola, soy Joseph Albertwine y desde Techstartingpoint te quiero contar cómo nos puede beneficiar Timeboxing: una técnica que consiste en definir un periodo de tiempo fijo llamado timebox en el que hay que realizar una tarea planificada para generar un resultado.
TIMEBOXING: CÓMO NOS AYUDA A SER MÁS PRODUCTIVOS Y CUMPLIR LOS OBJETIVOS.
Timeboxing es una técnica que consiste en definir un periodo de tiempo fijo llamado timebox en el que hay que realizar una tarea planificada para generar un resultado.
La cantidad de tiempo que se fija para cada timebox nos puede estar indicando también el tipo de solución que se espera. No es lo mismo si nos piden que dibujemos una figura humana en 5 segundos que si nos dan un mes para completar el dibujo. Veamos como ejemplo:
Producir un vídeo para Youtube:
Actividad que esperamos realizar en no más de ocho horas. Ahí ya tenemos un timebox… de 8 horas.
Pero para hacer la actividad más manejable deberíamos definir timeboxes intermedios. Por ejemplo podemos fijar:
- una hora para escribir el guión;
- una hora para agregar imágenes que dan soporte al vídeo……….y así fijar otros timeboxes que pueden ser de diverso espacio de tiempo que puedan ser
- para grabar las escenas del vídeo;
- editar el vídeo;
- agregar subtítulos y
- publicarlo.
Entonces nuestro próximo paso sería sólo enfocarnos durante la próxima hora en escribir y terminar el guión.
Si el tiempo asignado no alcansó
Supongamos que pasó la primera media hora y no terminamos la mitad del guión. Entonces podemos tomar diferentes decisiones. Por ejemplo escribir sólo un bosquejo con puntos principales para algunas de las secciones y un guión más detallado para otras secciones.
Otra decisión pudiera ser descartar algunas escenas. Pero el objetivo sería terminar nuestro timebox de una hora para escribir el guión con algo completo y de valor.
Al final del timebox, de acuerdo al resultado que generamos podemos tomar otro tipo de decisiones…como por ejemplo replanificar:
Asignar otro timebox tal vez de media hora…para completar el guión y descartar alguna actividad como pudiera ser la de agregar subtítulos. También podríamos decidir extender el plan total o hasta definir que no vamos a entregar un vídeo sino un storyboard.
Entonces vemos que en el timebox tenemos un espacio fijo de tiempo y un resultado que entregar. Para cumplir con esto tenemos ciertas variables.
Estas pueden ser el grado de detalle del resultado como cuando definimos no seguir con el guión detallado sino solo escribir los puntos principales. Podemos cambiar el alcance como cuando definimos generar sólo las escenas principales o descartar los subtítulos o hasta cambiar el resultado como cuando definimos hacer un storyboard en vez de un video. También podríamos descartar el proyecto total o algunas partes del proyecto.
Cualquier alternativa es válida siempre y cuando entreguemos un resultado, ese resultado esté alineado con las otras actividades que hay que seguir en en el proyecto, y que también esté alineado con el objetivo final.
Por ejemplo si el objetivo final es transmitir la idea de un comercial a un cliente puede que el storyboard sea una solución aceptable. Ahora si el objetivo es presentar un preview del comercial a un conjunto de personas el storyboard no sería una alternativa.
El time boxing trae varios beneficios.
Uno es que mejora la productividad: Es más fácil mantenerse concentrado y mantener el sentido de urgencia durante espacios cortos de tiempo
Las actividades no se extienden sin control: De antemano le ponemos un límite a lo que debería durar cada actividad.
Fomenta la terminación de etapas: Teniendo resultados terminados en cada etapa es más fácil delegar las otras actividades, distribuir el trabajo entre varias personas. O aún si trabaja uno solo, retomar una actividad que uno suspendió.
Evidencia progreso: Nos permite conocer un avance más real del proyecto porque se basa en resultados y muchas veces esos resultados se generan en etapas tempranas donde todavía podemos tomar decisiones para encaminar el proyecto.
Evita un perfeccionismo innecesario: Ese sentido de urgencia frente a cada timebox nos protege contra usar tiempo en detalles secundarios que estarían poniendo en riesgo el llegar al proyecto total.
Fomenta fijar prioridades y establecer importancia: cuando decidimos descartar cosas, esas van a ser las menos importantes.
Entonces estamos también priorizando. Nos ayuda a no perder de vista el objetivo final. No nos quedamos concentrados en una actividad sino que cada vez que pensamos alternativas las estamos contrastando con el objetivo final para ver si es una alternativa viable.
¿Qué software nos puede ayudar a implementar el Timeboxing?
Especialmente si usamos timeboxes cortos como de una hora, media hora, o algunos minutos te voy a mencionar tres alternativas simples y de mucho valor.
Para empezar, cualquier smartphone tiene disponible un reloj que tiene cronómetro y cuenta regresiva. La cuenta regresiva es suficiente para implementar el timebox. Seteás el valor que tarda tu timebox, Das Start y empiezás con la actividad y esperás la alarma y podés ir chequeando cuánto falta para ese momento.
Una opción sencilla online en la web es: Buscar «timer» en google en inglés
Te aparece un timer seleccionás timer, seteás el tiempo de espera y presionás «Start». Esta herramienta tiene también la opción de pantalla completa. Como este hay muchos timers online.
Uno que me pareció muy entretenido es timer.onlineclock.net
En este podés configurar distintos sonidos de alarmas y también tiene muchas alternativas visuales. Y hasta durante el tiempo que estás haciendo la actividad tiene distintos sonidos de ambiente que podés elegir.
Pero nuevamente, lo importante es setear el tiempo adecuado y tener el resultado al finalizar el timebox.
Contame en comments cómo te fue productivo usar Timeboxing. O si usás alguna otra técnica para hacer uso efectivo de tu tiempo. También si conocés alguna otra aplicación que te ayude a implementar Timeboxing.
En el próximo episodio te contaré acerca de una técnica asociada para que veas Timeboxing en la práctica con una técnica concreta.
Y no te pierdas los próximos episdios de «YO NO SE TAMPOCO»